Comment organiser un événement – les 10 meilleurs conseils !

Découvrez comment organiser un événement. L’organisation d’un événement réussi demande du travail. Pour vous aider à démarrer sur les chapeaux de roue, nous avons dressé la liste des 20 meilleurs conseils pour l’organisation de votre premier événement. Commencer par une stratégie est un gage de réussite. Et si vous jouez bien vos cartes, vous pourrez offrir une expérience de premier ordre, même s’il s’agit de votre toute première tentative.

1. Identifier l’objectif à atteindre pour que l’événement soit une réussite

Avant tout, commencez par vous demander pourquoi vous organisez l’événement. Résumez l’objectif principal de l’activité. En identifiant les objectifs dès le départ, vous pouvez planifier l’événement de manière à ce qu’il s’aligne sur votre orientation stratégique. Ainsi, avant de commencer à planifier un événement, vous devez avoir un objectif clairement formulé. Sans cela, vous ne serez pas en mesure de créer un plan d’événement complet. Pour pouvoir mesurer les résultats et optimiser l’événement dès le départ, établissez des indicateurs de performance clés. Vous pouvez maintenant commencer à organiser l’événement.

2. Coordonnez les membres de votre équipe et les organisateurs de l’événement

Un bon événement nécessite la contribution de nombreuses personnes différentes. Commencez par déterminer qui sera impliqué et quel sera son rôle tout au long de l’événement. Cela permet de rationaliser le travail et de se préparer à répondre aux questions lorsque d’autres personnes viennent s’ajouter à l’équipe. Désignez une personne chargée de communiquer avec les responsables de chaque domaine. Ces derniers doivent à leur tour répartir les tâches au sein de leurs équipes. Cela permet de s’assurer que les choses avancent efficacement à l’approche de l’événement.

3. Trouver un lieu pour lancer la planification de l’événement

Le lieu de l’événement est extrêmement important. Il faut donc s’efforcer de rechercher des lieux potentiels et choisir avec soin l’endroit où se déroulera le jour J. Si vous organisez une conférence d’affaires, vérifiez ce que les hôtels et les salles de conférence ont à offrir. Si vous organisez une foire artisanale, recherchez des locaux industriels ouverts et facilement accessibles par les transports publics. Réservez une date et déterminez le coût à temps. Vous saurez ainsi à combien s’élève le prix des billets.

4. Fixer la date de l’événement

Ne choisissez pas la date de l’événement au hasard. Tenez compte des groupes cibles et assurez-vous que ces personnes sont généralement en mesure d’assister à l’événement. Si vous organisez une conférence d’affaires, vérifiez qu’il n’y a pas d’événements concurrents et assurez-vous que les sponsors et participants potentiels n’y assisteront pas. Évitez également les jours fériés où il est probable que les gens voyagent. (À moins, bien sûr, que vous n’organisiez et ne fassiez la promotion d’un festival de musique comme moyen idéal de passer des vacances sans bouger de chez soi).

5. Réserver des attractions pour organiser l’événement

Pour que les attractions attirent du monde, vous devez viser haut tout en respectant le budget de l’événement ! Réfléchissez au type d’orateurs ou d’artistes qui attireront le mieux votre public. Si vous organisez une conférence d’affaires, quelles sont les personnalités les plus attrayantes pour s’adresser à votre groupe cible ? Si vous organisez un événement pour les parents, gardez à l’esprit leurs défis quotidiens et faites appel à un expert capable d’aborder le sujet choisi.

6. Élaborer le programme

Une fois que vous avez réservé l’orateur ou l’artiste principal, il est temps de décider de la forme du programme. Bien entendu, les meilleurs créneaux doivent être réservés à vos attractions. Toutefois, en dehors de ces créneaux, vous pouvez organiser des débats d’experts et d’autres temps forts du programme. Pour la gestion globale de l’événement, vous devez élaborer un programme qui maintienne l’intérêt des participants. N’oubliez pas de prévoir des pauses pour permettre aux participants de nouer des contacts, de socialiser et d’interagir les uns avec les autres.

7. Faire participer les sponsors

Décidez de la manière dont vous souhaitez travailler avec les sponsors. Devront-ils parrainer un élément particulier du programme de la conférence ou une rencontre autour d’un cocktail ? Ou bien allez-vous disposer d’un espace d’exposition où les sponsors peuvent payer pour présenter leurs produits et services ? Réfléchissez à ce qui convient le mieux à votre projet d’événement et commencez à courtiser les sponsors potentiels qui peuvent contribuer au financement de l’ensemble de l’événement.

8. Élaborer un plan de marketing

Le marketing est la clé pour inciter les gens à visiter votre événement. Pour maximiser la fréquentation, pensez multicanal. Rédigez un courriel et envoyez-le à toutes les personnes de votre réseau susceptibles d’être intéressées. Encouragez-les à le transmettre à leurs amis. N’oubliez pas qu’il est essentiel d’atteindre votre public cible.

En utilisant les canaux pertinents pour votre événement, lancez une campagne concertée dans les médias sociaux. Facebook, LinkedIn, Instagram et Twitter sont d’excellents endroits pour atteindre différents groupes cibles. Pour suivre les conversations, utilisez un hashtag. Veillez également à ce que les stars de l’événement et les participants clés fassent connaître votre événement sur leurs canaux de médias sociaux et utilisent les hashtags pertinents. Ces efforts de marketing contribueront au succès de votre événement.

9. Contacter la presse

Contactez les journalistes, les blogueurs et les personnalités de la radio qui, selon vous, pourraient être intéressés par votre événement. Pour encourager les reportages directs sur l’événement, envoyez-leur des cartes d’entrée. Pour que les premiers reportages puissent contribuer à la diffusion de l’information, vous pouvez également faire en sorte que les orateurs soient disponibles pour des interviews préalables.

10. Vendre des billets pour l’événement

Une fois que vous avez consacré du temps et de l’énergie à l’organisation de l’événement, vous pouvez vendre des billets.